QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THỰC HIỆN CƠ CHẾ MỘT CỬA, CƠ CHẾ MỘT CỬA LIÊN THÔNG ĐỐI VỚI ĐỐI TƯỢNG KHÔNG PHẢI HSSV

I. Trình tự thực hiện

1. Tiếp nhận hồ sơ

a. Thời gian tiếp nhận hồ sơ: Từ thứ hai đến thứ sáu hàng tuần.

b. Tập thể, cá nhân có yêu cầu nộp hồ sơ tại phòng Tổ chức Hành chính, Phòng Tổ chức Hành chính tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ:

c. Trường hợp hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết thì hướng dẫn để tập thể, cá nhân đến đơn vị có thẩm quyền giải quyết;

d. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ hoặc chưa đầy đủ thì hướng dẫn cụ thể theo mẫu phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ (mẫu số 02).

e. Phòng Tổ chức Hành chính cập nhật vào sổ theo dõi hồ sơ điện tử và sổ theo dõi hồ sơ bản cứng theo mẫu số 05; in Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả theo mẫu số 01.

f. Đối với hồ sơ quy định giải quyết và trả kết quả ngay thì phòng Tổ chức Hành chính không phải lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả mà thẩm định và trình đơn vị có thẩm quyền quyết định, trả kết quả giải quyết hồ sơ cho tập thể, cá nhân.

g. Đối với hồ sơ quy định có thời hạn giải quyết: Phòng Tổ chức Hành chính thẩm định, in Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả; chuyển, trình đơn vị có thẩm quyền quyết định và trả kết quả giải quyết hồ sơ cho tập thể, cá nhân theo lịch hẹn.

2. Chuyển hồ sơ

a. Sau khi tiếp nhận hồ sơ theo quy định tại Điểm c Khoản 1 Điều này, phòng Tổ chức hành chính cập nhật Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ theo mẫu số 05.

b. Chuyển hồ sơ và Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ cho đơn vị liên quan, giải quyết. Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ được thực hiện trên giấy và chuyển theo hồ sơ và lưu tại phòng Tổ chức hành chính.

3. Giải quyết hồ sơ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, phòng Tổ chức Hành chính giải quyết theo từng lĩnh vực như sau:

a. Trường hợp không quy định phải thẩm tra, xác minh hồ sơ: phòng Tổ chức Hành chính thẩm định, trình lãnh đạo có thẩm quyền giải quyết và trả kết quả cho tập thể, cá nhân.

b. Trường hợp có quy định phải thẩm tra, xác minh hồ sơ: phòng Tổ chức Hành chính có phương án thẩm tra, xác minh và tổ chức thực hiện. Quá trình thẩm tra, xác minh phải được lập thành hồ sơ lưu tại phòng Tổ chức Hành chính.  

• Đối với hồ sơ qua thẩm tra, xác minh đủ điều kiện giải quyết: phòng Tổ chức Hành chính thẩm định, trình lãnh đạo có thẩm quyền giải quyết và trả kết quả cho tập thể, cá nhân.
• Đối với hồ sơ qua thẩm tra, xác minh chưa đủ điều kiện giải quyết: phòng Tổ chức Hành chính trả lại hồ sơ và nêu rõ lý do, nội dung cần bổ sung.

Các hồ sơ quy định tại Điểm a, b Khoản này sau khi thẩm định không đủ điều kiện giải quyết, phòng Tổ chức Hành chính trả lại hồ sơ, nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ theo mẫu số 03 và nhập vào mục trả kết quả trong sổ theo dõi hồ sơ điện tử. Thời hạn thông báo cho tập thể, cá nhân phải trong thời hạn giải quyết hồ sơ theo quy định.

Các hồ sơ quá hạn giải quyết: 

Các đơn vị chức năng giải quyết hồ sơ phải thông báo bằng văn bản cho phòng Tổ chức Hành chính đồng thời có văn bản xin lỗi tập thể, cá nhân, trong đó ghi rõ lý do quá hạn, thời hạn trả kết quả.

4. Trả kết quả giải quyết hồ sơ

Phòng Tổ chức Hành chính nhập vào sổ theo dõi hồ sơ điện tử và thực hiện như sau:

a. Các hồ sơ đã giải quyết xong: Trả kết quả giải quyết hồ sơ cho tập thể, cá nhân theo quy định.

b. Đối với hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết: Liên hệ với tập thể, cá nhân để yêu cầu bổ sung hồ sơ theo thông báo của đơn vị chuyên môn giải quyết hồ sơ.

c. Đối với hồ sơ không giải quyết: Liên hệ với tập thể, cá nhân để trả lại hồ sơ kèm theo thông báo lý do không giải quyết hồ sơ.

d. Đối với hồ sơ quá hạn giải quyết: Thông báo thời hạn trả kết quả lần sau cho tập thể, cá nhân.

e. Trường hợp tập thể, cá nhân chưa đến nhận hồ sơ theo giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả thì kết quả giải quyết hồ sơ được lưu giữ tại phòng Tổ chức Hành chính.

II. Hồ sơ, thủ tục, quy trình và thời gian giải quyết

1. Hồ sơ, thủ tục, quy trình

Các đơn vị trình Ban Giám hiệu ký văn bản, tờ trình công việc nộp tại phòng Tổ chức hành chính. Tổ chức hành chính thực hiện các nhiệm vụ theo Khoản 1, Điều 5, Chương II của Quy chế này và Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Trường

2. Thời gian giải quyết

a. Đối với hồ sơ quy định giải quyết và trả kết quả ngay, Phòng Tổ chức Hành chính giải quyết ngay khi có hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và theo quy trình được quy định trong Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Trường.

b. Đối với hồ sơ quy định có thời hạn giải quyết, phòng Tổ chức Hành chính in Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả; thẩm định, trình đơn vị có thẩm quyền quyết định và trả kết quả giải quyết hồ sơ cho tập thể, cá nhân.

III. Một số biểu mẫu